Компанія S-Engineering впровадила автоматизовану online систему управління проектами Wrike

Компанія S-Engineering успішно впровадила автоматизовану on-line програму управління проектами Wrike*. Це стало новим вдосконаленим підходом в управлінні проектами. Зараз усі виробничі департаменти S-Engineering працюють через Wrike.

На певному етапі розвитку компанії однією із стратегічних цілей, що стоять перед керівництвом, стала оптимізація адміністративного ресурсу. Штат компанії налічує більше 180 співробітників. Підприємство S-Engineering реалізує проекти, які складаються із значної кількості виробничих процесів і багаторівневих завдань. Основний вид діяльності компанії — це проектний бізнес. Саме тому команда постійно вдосконалює управлінську систему і впроваджує нові методики і підходи.

До впровадження системи Wrike для спільної роботи команда S-Engineering використовувала кілька інструментів: Microsoft Project, електронну пошту, Google диск, таблиці Excel з макросами в 1С. Для того щоб дізнаватися статус і прогрес по проектам, проводилися часті наради між департаментами і всередині підрозділів. Зараз у компанії практично немає планових зборів, а в off-line залишилися рідкісні оперативні наради у разі потреби.

Вирішальним фактором у прийнятті рішення на користь Wrike став тестовий доступ до системи, який дав можливість на практиці побачити і проаналізувати всі особливості платформи управління проектами. Також важливим аспектом була якісна сервісна підтримка і оперативні відповіді менеджерів на будь-які питання.

Для команди S-Engineering Wrike став інструментом для запобігання вузьких моментів у проектах. Система допомагає приймати оперативні рішення завчасно, щоб не допустити проблем або зсувів термінів виконання проектів. Платформа Wrike покликана, щоб попередити «захворювання», а не «лікувати» його пізніше. Це ефективний інструмент для аналізу ходу дії проекту.

У S-Engineering створена єдина система стандартів підприємства, і є спеціальне Положення. Ці рішення і алгоритми переносяться до Wrike.

Перехід на систему управління проектами та налагодження бізнес-процесів у системі — це тривалий і глибокий процес, тому в компанії розроблена спеціальна мотиваційна програма для співробітників, на підставі якої впроваджували і впроваджується Wrike.

“Wrike — це не автоматична система, а автоматизована. Тут важливо, щоб усі дані вносилися людьми. Наприклад, наші монтажники на заводі і електромонтажники, які працюють на об’єктах, щоранку отримують завдання на день через мобільний додаток Wrike. І в кінці дня співробітник підтверджує, чи встиг він виконати план. Якщо цей процес не відбувається регулярно, то інформація в системі стає неактуальною “, — зазначає Артем Сорокін, Директор департаменту проектування S-Engineering.

Зараз Wrike став для S-Engineering інструментом досягнення цілей і управління бізнес-процесами компанії.

“На даному етапі в S-Engineering Wrike впроваджений на 80%, і ми поки не використовуємо весь функціонал системи. Тому ще рано говорити в цифрах про те, наскільки ми стали ефективніше. Але однозначно з Wrike у нас прискорився процес узгодження процесів всередині проектів, а також зменшився термін переходу від одного етапу робіт до іншого. Ми систематизували завдання, контроль їх виконання і поліпшили процес електронного документообігу “, — говорить Іван Кірьязов, Генеральний директор S-Engineering.

Тепер при створенні нового проекту у керівника є певні шаблони, які формують завдання із алгоритмів роботи кожного підрозділу. Команда вже шаблонізувала всі типові проекти і завдання. Таким чином, структуру нового проекту керівник створює за 10 хвилин за допомогою форми запиту і всі департаменти і відділи отримують базові завдання. Звичайно, абсолютно все спланувати неможливо, і в процесі роботи керівник вносить додаткові зміни.

Керівник будь-якого рівня також може індивідуально налаштувати Wrike для моніторингу стану завдань співробітників. Інструмент дає можливість контролювати як людський ресурс, так і хід виконання завдань.

Що стосується бухгалтерського і фінансового обліку процесів логістики, то в компанії вони ведуться в ERP системі. За допомогою API інтерфейсу команда інтегрувала Wrike з ERP — це дає можливість передавати інформацію про фактично витрачені людино-години на будь-яку задачу, щоб у підсумку порахувати собівартість проекту. Із ERP до Wrike надходять дані про терміни поставки обладнання по проекту, щоб можна було побудувати план виробництва. Також в планах — інтеграція із Business Intelligence System, у якій зараз відбувається стратегічне планування підприємства S-Engineering. Надалі команда планує інтегрувати Wrike з мессенджерами для поліпшення корпоративних комунікацій.

У S-Engineering давно налагоджені бізнес-процеси — перехід деяких співробітників на дистанційну роботу в зв’язку з карантином ніяк не вплинув на продуктивність і якість виконання завдань, у тому числі, і завдяки можливостям сервісу. Такий інструмент як Wrike Resource дає можливість здійснювати точне і глибоке планування, а «Звіти», «Діаграма Ганта», «Календар», «Робоче завантаження» і «Панель завдань» допомагають співробітникам підтримувати високий рівень продуктивності.

Із впровадженням Wrike змінився менталітет співробітників. Wrike розвиває у співробітників нову культуру ведення проектів в організації, трансформує мислення людей від колишньої управлінської моделі до діджіталізаціі процесів.

* Серед клієнтів сервісу Wrike — більш ніж 20000 компаній по всьому світу і понад 2 млн. користувачів. Головний офіс компанії знаходиться в Сан-Хосе (США, Каліфорнія). https://www.wrike.com/

Кейс про впровадження компанію S-Engineering системи Wrike можно прочитати на сайті сервісу за посиланням.