рус
Компания S-Engineering внедрила автоматизированную online систему управления проектами Wrike

Компания S-Engineering внедрила автоматизированную online систему управления проектами Wrike

09 Май 2020

Компания S-Engineering успешно внедрила автоматизированную он-лайн программу управления проектами Wrike*. Это стало новым усовершенствованным подходом в управлении проектами. Сейчас все производственные департаменты S-Engineering работают через Wrike.

На определенном этапе развития компании одной из стратегических целей, стоящих перед руководством, стала оптимизация административного ресурса. Штат компании насчитывает более 180 сотрудников. Предприятие S-Engineering реализует сложные проекты, которые состоят из значительного количества производственных процессов и многоуровневых задач. Основной вид деятельности компании – это проектный бизнес. Именно поэтому команда постоянно совершенствует управленческую систему и внедряет новые методики и подходы.

До внедрения системы для совместной работы Wrike команда использовала несколько инструментов: Microsoft Project, электронную почту, Google диск, таблицы Excel с макросами в 1С. Для того чтобы узнавать статус и прогресс по проектам, проводились частые совещания между департаментами и внутри подразделений. Сейчас в компании практически нет плановых собраний, а в off-line остались редкие оперативные совещания в случае необходимости.

Решающим фактором в принятии решения в пользу Wrike стал тестовый доступ к системе, который дал возможность на практике увидеть и проанализировать все особенности платформы управления проектами. Также важным аспектом была качественная сервисная поддержка и оперативные ответы менеджеров на любые вопросы.

Для команды S-Engineering Wrike стал инструментом для предотвращения узких моментов в проектах. Система помогает принимать оперативные решения заблаговременно, чтобы не допустить проблем или смещений сроков выполнения проектов. Платформа Wrike призвана, чтобы предупредить «заболевание», а не «лечить» его после. Это эффективный инструмент для анализа хода действия проекта.

В S-Engineering создана единая система стандартов предприятия, и есть специальное Положение. Эти решения и алгоритмы мы переносим в  Wrike.

Переход на систему управления проектами и налаживание бизнес-процессов в системе  — это длительный и основательный процесс, поэтому в компании разработана специальная мотивационная программа для сотрудников, на основании которой внедряли и внедряется Wrike.

“Wrike — это не автоматическая система, а автоматизированная. Здесь важно, чтобы все данные вносились людьми. Например, наши монтажники на заводе и электромонтажники, которые работают на объектах, каждое утро получают задание на день через мобильное приложение Wrike. И в конце дня сотрудник подтверждает, успел ли он выполнить план. Если этот процесс не происходит регулярно, то информация в системе  становится неактуальной”, — отмечает Артем Сорокин, Директор департамента проектирования S-Engineering.

Сейчас все производственные департаменты S-Engineering работают в Wrike — для команды он стал инструментом достижения целей и управления бизнес-процессами компании.

“На данном этапе в  S-Engineering Wrike внедрен на 80%, и мы пока не используем весь функционал системы. Поэтому ещё рано говорить в цифрах о том, насколько мы стали эффективнее. Но однозначно с Wrike у нас ускорился процесс согласования процессов внутри проектов, а также уменьшился срок перехода от одного этапа работ к другому. Мы систематизировали задачи, контроль их выполнения и улучшили процесс электронного документооборота”, — говорит Иван Кирьязов, Генеральный директор S-Engineering.

Теперь при создании нового проекта у руководителя есть определенные шаблоны, которые формируют задачи из алгоритмов работы каждого подразделения. Команда уже шаблонизировала все типовые проекты и задачи. Таким образом, структуру нового проекта руководитель создает за 10 минут при помощи формы запроса и все департаменты и отделы получают базовые задачи. Конечно, абсолютно всё спланировать невозможно, и в процессе работы руководитель вносит дополнительные изменения.

Руководитель любого уровня также может индивидуально настроить Wrike для мониторинга состояния задач сотрудников. Инструмент дает возможность  контролировать как человеческий ресурс, так и ход выполнения задач.

Что касается бухгалтерского и финансового учета процессов логистики, то в компании они ведутся в ERP системе. С помощью API интерфейса команда интегрировала Wrike с ERP — это дает возможность передавать информацию о фактически затраченных человеко-часах на какую-либо задачу, чтобы в конечном итоге посчитать себестоимость проекта. Из ERP в Wrike поступают данные о сроках поставки оборудования по проекту, чтобы можно было построить план производства. Также в планах — интеграция с Business Intelligence System, в которой сейчас происходит стратегическое планирование предприятия S-Engineering. В дальнейшем команда планирует интегрировать Wrike с мессенджерами для улучшения корпоративных коммуникаций.

В S-Engineering давно налажены бизнес-процессы —  переход некоторых сотрудников на дистанционную работу в связи с карантином никак не повлиял на производительность  и качество выполнения задач, в том числе, и благодаря возможностям сервиса. Такой инструмент как Wrike Resource дает возможность осуществлять точное и глубокое планирование, а «Отчеты», «Диаграмма Ганта»,  «Календарь», «Рабочая загрузка» и «Панель задач» помогают сотрудникам поддерживать высокий уровень продуктивности.

С внедрением Wrike изменился менталитет сотрудников. Wrike прививает людям новую культуру ведения проектов в организации, трансформирует мышление людей от прежней управленческой модели к диджитализации процессов.

*Среди клиентов сервиса Wrike – более 20000 компаний по всему миру и более 2 млн. пользователей. Главный офис компании находится в Сан-Хосе (США, Калифорния). https://www.wrike.com/

Кейс о внедрении компанией S-Engineering системы Wrike можно прочитать на сайте сервиса по ссылке.